Le portail facture : solution interne, applaudie par les franchisés
Déployé en octobre 2016, dans le but de simplifier la vie administrative et comptable des franchisés, Norauto franchise a entrepris un projet de dématérialisation des factures et des LCR. Le Portail Facture avait plusieurs objectifs : le gain de temps et aussi d’obtenir les factures en temps et en heure, de réduire la production de papier et les coûts d’envois : une démarche économique et aussi écologique, totalement en accord avec les valeurs de Norauto !
Un portail facture ?
Le Portail Facture, appelé aussi “Portail Ricoh” (du nom de la société qui a développé l’outil) est une plateforme de gestion comptable réservée aux franchisés. Plus précisément, c’est une application Web, accessible de n’importe où, pour le peu qu’on ait Internet. “Beaucoup de franchisés préfèrent travailler la partie administrative en dehors des horaires d’ouverture du centre. Avec cette solution, ils peuvent le faire de chez eux, en télétravail, nous explique Stéphanie Duthilleul, contrôleur de gestion chez Norauto. Autre avantage, le partenaire expert-comptable peut aussi y avoir accès, ce qui permet plus de transparence et de rigueur, ainsi qu’une gestion des comptes simplifiée.
Dégager du temps pour le cœur de métier
Initialement, la réception des factures papier engendrait beaucoup de difficultés et des pertes de temps considérables, aussi bien pour les franchisés que pour le service comptable. Les équipes finance et réseau se sont donc penchées sur une solution pour simplifier les flux.
Jean-François Boudet, franchisé du Norauto de Chateaubriand (44) près de Nantes a connu “l’avant et l’après” :
« Avant, on recevait toutes les factures par courrier : il fallait alors tout vérifier et les enregistrer une par une dans le logiciel comptable. »
Mathieu Hahn, comptable chez Norauto, nous explique :
« En moyenne, un franchisé traitait 150 factures par mois, ce qui revenait à 2 ou 3 jours de saisie ! »
Le métier de directeur de franchise est avant tout un métier de commerce et de terrain, autant ne pas perdre de temps sur des tâches sans valeur ajoutée !
Comment fonctionne le Portail Facture ?
Le Portail Facture permet donc aux franchisés de gagner du temps en traitant plus rapidement les factures (tri, extractions, détails,… ).
Plus précisément, il permet d’harmoniser :
- les factures : des fournisseurs, des entrepôts, des agencements…),
- les FSP : c’est-à-dire les montants dus au franchiseur, comme les royalties
- les LCR : à savoir anticiper les montants à régler sous les 2 mois à venir
Lors du déploiement de l’application, il était seulement possible de consulter les factures. Une évolution de l’application a permis de les télécharger pour ensuite les intégrer au logiciel de comptabilité, propre à chaque franchisé, via une table de correspondance sous format Excel à bâtir qui sert de passerelle entre les deux logiciels, une bonne fois pour toutes.
Formation et accompagnement sur le logiciel
“A l’ouverture de la plateforme, il n’y a pas eu de formation particulière. L’outil est tellement simple d’utilisation que nous n’en n’avions pas besoin ! Bien sûr, le sujet a été abordé en réunion de secteur et nous avons aussi reçu un document par mail pour expliquer le fonctionnement. Je n’ai eu aucune difficulté à prendre en main ce nouvel outil.” nous rapporte Jean-François Boudet Franchisé du Norauto de Chateaubriand (44) près de Nantes.
Quand cela est nécessaire, Stéphanie, Mathieu et Lydie se rendent chez les franchisés pour expliquer les flux liés à la comptabilité et à la gestion.
Par ailleurs, l’équipe comptabilité de Norauto est disponible pour tous les franchisés par téléphone : ils savent qu’ils peuvent le contacter pour toute question relative au Portail Facture et la facturation en général.
En ce qui concerne les comptables des franchisés, qu’ils soient partenaires Norauto ou non (Ndlr : In Extenso et Fiducial), l’équipe comptabilité de Norauto est aussi à leur disposition généralement par mail et par téléphone pour les demandes spécifiques. “Il n’est pas rare que les comptables nous contactent directement, sans déranger le franchisé, nous dit Stéphanie. Quelques fois, nous les réorientons quand même vers eux car nous sommes soumis à la confidentialité de leurs données.”
Qu’en pensent les franchisés, 2 ans et demi après ?
“Stéphanie et moi sommes très souvent sur le terrain, au contact des franchisés, nous rapporte Mathieu. Ils sont très satisfaits et les suggestions d’amélioration dont ils nous font par sont des ajustements mineurs ! Ce qui nous amène à la conclusion que le Portail Franchise fait le job !”
“Ce qui avant me prenait une journée me prend aujourd’hui 20 minutes de temps, nous explique Jean-François. De plus, le Portail Facture est très complet : on peut trier par échéance, par montants HT, TVA et TTC. Et plus récemment, les factures de locataires (si on n’est pas propriétaire de son local) ont elles aussi été intégrées. C’est vraiment un super outil !”
Justement, des évolutions sont à l’étude, mais chut ! On vous dévoilera tout en temps et en heure !
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