Charter over persoonlijke gegevens Auto5

Bij Auto5 begrijpen wij als geen ander dat vertrouwen essentieel is wanneer wij uw persoonlijke gegevens gebruiken.

Daarom hanteren wij erg strikte regels en criteria op het vlak van vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens, en gebruiken wij deze gegevens enkel en alleen voor de doeleinden die hieronder duidelijk beschreven worden. Wij respecteren uw fundamentele rechten zoals de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer en persoonlijke gegevens.

De huidige Privacy charter legt uit welke persoonlijke informatie we over u verzamelen, hoe en waarom we deze gebruiken en aan wie we deze in het kader van onze commerciële activiteiten communiceren. Dit omvat zowel onze verkoopactiviteiten (website www.auto5.be en activiteiten in onze center) als het beheer van ons loyaliteitsprogramma (Club Auto5).

Dit Charter is van toepassing op de persoonlijke gegevens van onze online klanten en/of de klanten in onze centers, en onze prospecten (personen die geïnteresseerd zijn in onze producten en/of diensten maar die nog geen klant zijn).

Dit Charter kan aangepast, aangevuld, of gewijzigd worden zodat wij voldoen aan iedere wettelijke, reglementaire, jurisprudentiële en technische evolutie. Wij zullen uw persoonlijke gegevens echter steeds verwerken conform het beleid dat van kracht is op het moment dat wij de gegevens verzameld hebben, tenzij een wettelijk voorschrift hier expliciet anders over zou beslissen en retroactief van toepassing zou zijn.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens ?

De verantwoordelijke voor elke verwerking die aan bod komt dit Charter is : Auto5, met hoofdzetel te Paepsemlaan 20, 1070 Anderlecht, en/of Norauto International, met hoofdzetel te Boulevard Van Gogh 2A, 59650 Villeneuve d’Asq, Frankrijk.

Als afwijking hierop kan de verantwoordelijke voor elke verwerking die aan bod komt in dit Charter voor wat betreft de verwerking van de gegevens door of voor rekening van franchises die toebehoren aan de firma Auto5, de volgende entiteit zijn :

de franchise en/of Auto5, met hoofdzetel te Paepsemlaan 20, te 1070 Anderlecht, en/of Norauto International.

Voor elke verwerking die zou gebeuren in een franchise en die niet aan bod zou komen in dit Charter, is de betrokken franchise de enige verantwoordelijke.

Wanneer worden uw persoonlijke gegevens verzameld ?

Uw persoonlijke gegevens worden rechtstreeks bij u opgevraagd, of bij onze partners, nadat wij – indien nodig – uw toestemming hiervoor hebben gekregen.

Uw persoonlijke gegevens worden verzameld in de volgende gevallen :

• Wanneer u een van onze websites bezoekt:
  • Met uw toestemming, wanneer u onze website bezoekt en u cookies aanvaardt (lees ons Charter over Cookies voor meer informatie),
  • Wanneer u een bestek vraagt of een afspraak maakt voor een prestatie in een center,
  • Wanneer u de simulatoren gebruikt,
  • Wanneer u een account aanmaakt of zich met uw account connecteert.
  • Wanneer u rechtstreeks met ons contact opneemt om een vraag te stellen over onze producten en diensten (bijvoorbeeld via het chat pop-upvenster of een daartoe bestemde tab),
  • Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief.
• Voor specifieke voorbeelden van de marktactiviteit op onze website www.auto5.be :
  • Wanneer u online een product koopt of een dienst bestelt (bijvoorbeeld, de dienst inschrijvingsbewijs/grijze kaart),
  • Wanneer u een financieringsplan wilt aangaan.
  • Wanneer u een beoordeling plaatst op een product of prestatie.
  • Wanneer u een beoordeling deelt op sociale netwerken (Facebook, Twitter)
  • Wanneer u deelneemt aan een directe marketingcampagne, door bijvoorbeeld een antwoordbon in te vullen of door deel te nemen aan een promotie of een wedstrijd,
• Wanneer u bediend wordt door een center, ter plaatse in het center zelf, of via een telefonisch contact met het center, in de volgende gevallen :
  • Wanneer u een bestek vraagt of een afspraak maakt voor een prestatie in een center,
  • Wanneer u deelneemt aan een directe marketingcampagne, door bijvoorbeeld een antwoordbon in te vullen of door deel te nemen aan een promotie of een wedstrijd,
  • Wanneer u een financieringsplan wilt aangaan,
  • Wanneer een van onze medewerkers een technische handeling verricht aan uw voertuig.
• Wanneer u telefonische contact opneemt:
  • Op uw eigen initiatief, met onze klantendienst, om informatie te vragen over onze producten en diensten,
  • Op ons initiatief, om een tevredenheidsenquête uit te voeren.
• Wanneer u deelneemt aan onze directe marketingcampagnes, door bijvoorbeeld een antwoordbon in te vullen, of door deel te nemen aan een promotie of een wedstrijd buiten de winkel en buiten de website/applicatie om, en u daarvoor uw persoonlijke gegevens hebt ingevuld op een formulier.
• Wanneer u aanvaardt dat onze partners ons uw gegevens geven met als doel ons product- en dienstenaanbod te verbeteren.

Welke persoonlijke gegevens worden er verzameld ?

Wij verzamelen de volgende persoonlijke gegevens via de verschillende diensten van Auto5 die ter beschikking staan en via de communicatiekanalen/contactmomenten die beschreven worden in dit Charter :

• Persoonsgegevens en contactinformatie (bijvoorbeeld: familienaam, voornaam, adres, vast telefoonnummer en/of GSM, e-mailadres, geboortedatum).
• Gegevens over uw voertuig (bijvoorbeeld: huidige kenmerken van uw voertuig (nummerplaat, Ktype, chassisnummer, merk, model, kilometerstand, cilinderinhoud, datum inverkeerstelling, enz.), informatie over de huidige werking en prestaties van uw voertuig, onderhoudshistoriek van uw voertuig).
• Informatie over uw persoonlijke levenssfeer: Het gaat hier om informatie afkomstig van sociale netwerken zoals uw vriendenlijst en uw interesses (« likes »).
• Informatie over de aankoop van producten of de bestelling van een prestatie, dit omvat het volgende:
  • Informatie over de relatie voorafgaand aan de verkoop

    (bijvoorbeeld: gegevens met betrekking tot een afspraak of een bestek),

  • Informatie betrokken tot een bestelling van producten of prestaties op onze webshop.

    en over de modaliteiten van de levering van het product of de uitvoering van deze dienst,

  • Informatie over de aankoop van een product of de bestelling van een dienst in een center

    (bijvoorbeeld: datum en uur van de aankoop, van de afspraak, referentie van de prestatie, betrokken center, forfait, toepassing en reden van een korting, aantal gespaarde getrouwheidspunten, enz.)

• Informatie over de betaling (bijvoorbeeld: informatie over de gebruikte betaalmethode en informatie over de financieringsmodaliteiten).
• Informatie over de transactie (bijvoorbeeld: transactienummer, details van de aankoop, van het abonnement, van het product of van de dienst).
• Informatie over het beheer van ons getrouwheidsprogramma (bijvoorbeeld : het nummer van uw Club klantenkaart, het aantal gespaarde punten, de evolutie van uw getrouwheidspunten, de omzetting van deze punten in een aankoopbon).
• Informatie over de opvolging van de klantenrelatie (bijvoorbeeld: informatie in verband met tevredenheidsenquêtes, behandeling van klachten en de klantendienst, beheer van sociale netwerken).
• Informatie over uw gebruik van een van onze websites (bijvoorbeeld: opvolging van de bezochte pagina’s, gebruik van de chat).
• Commerciële communicatie (bijvoorbeeld: uw keuze om al dan niet onze aanbiedingen te ontvangen, of de aanbiedingen van onze partners, en de daarvoor gebruikte communicatiemiddelen)
• Beeldmateriaal (bijvoorbeeld: informatie die wordt verzameld door de beveiligingscamera’s in onze centers)

Bewaartermijn van uw persoonlijke gegevens

De gegevens verzameld via de formulieren op de website http:franchise.auto5.be/ voor de geïdentificeerde contacten worden bijgehouden voor een termijn van maximaal 36 maanden. Aan het einde van deze periode, zonder activiteit op de website, worden alle gegevens met betrekking tot de persoon verwijderd.

Wat zijn de doelstellingen en de rechtsgronden voor de verwerking van de gegevens ?

Voor elk van de voorgestelde diensten vragen wij u enkel de gegevens die noodzakelijk zijn om het overeenkomende doel uit te voeren.

De verwerking gebeurt om een contract te kunnen uitvoeren, omdat u uw toestemming hebt gegeven, of omwille van een gerechtvaardigd belang van onze firma (zoals de veiligheid van de goederen en personen). Dit wordt hieronder beschreven per doelstelling.

Leveren van goederen en diensten

Uw identiteit: wij hebben uw gegevens en de technische gegevens van uw auto nodig om u te kunnen bedienen als klant, om onderdelen te identificeren die compatibel zijn met uw voertuig, om een afspraak te maken en om een prestatie uit te voeren. Uw gegevens zijn afkomstig van de informatie die u ons hebt gegeven, en de gegevens van de technische interventies zijn afkomstig van onze medewerkers en indien nodig worden deze aangevuld met de gegevens van onze provider.

Deze gegevens zijn noodzakelijk voor een correcte uitvoering van de prestatie of de geplaatste bestelling, voor de facturatie, voor de betaling, en voor de garantie die bij het product of de dienst hoort.

De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op het bestaan van een contractuele relatie.

Kwaliteitscontrole en tevredenheidsenquêtes

Auto5 kan de verzamelde gegevens gebruiken voor het uitvoeren van tevredenheidsenquêtes, marktstudies, kwaliteitscontrole van bestaande producten en diensten, en voor de ontwikkeling van nieuwe producten en diensten.

Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de firma Auto5 om te kunnen voldoen aan de vragen en verwachtingen van haar klanten voor wat betreft hun tevredenheid, de kwaliteit van de huidige exclusieve producten en diensten, en de wens van de klanten om steeds nieuwe en innoverende oplossingen voorgesteld te krijgen.

Klantendienst en handelsrelatie

Om te kunnen antwoorden op uw vragen om inlichtingen of op uw klachten na een prestatie, verzamelt Auto5 de gegevens die nodig zijn om u een antwoord te kunnen geven, en u zo de gevraagde inlichtingen of het gewenste bestek te kunnen bezorgen, of uw klacht te kunnen behandelen.

De verwerking door de klantendienst en voor de opvolging van de klachten is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Auto5 om te antwoorden op uw vragen of op het bestaan van een wettelijke verplichting (uitvoering van de wettelijke garanties, of het herroepingsrecht van een consument in het geval van een verkoop op afstand).

Promoties en boodschappen

Om u de laatste nieuwtjes en nieuwe producten te kunnen voorstellen, en u de promoacties van onze producten en diensten te kunnen doorsturen, verzamelt Auto5 uw gegevens, informatie over uw voorkeuren in verband met voorgestelde producten en diensten, informatie over uw voorkeuren in verband met de gebruikte media voor het ontvangen van berichten, informatie over uw gebruik van onze websites en/of onze mobiele applicaties volgens uw keuzes met betrekking tot cookies, informatie over uw gewoontes in het leven, en informatie over hoe u reageert wanneer u berichten krijgt van Auto5.

De verwerking van uw persoonlijke gegevens voor het beheer van de handelsrelatie, voor de verzending van laatste nieuwtjes, voor elektronische (sms, mail) en telefonische promoties en reclameaanbiedingen van Auto5 en/of voor het versturen van brochures met de post, gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang van Auto5, indien u hebt aangegeven dat u deze aanbiedingen en promoacties wenst te ontvangen.

Om u nieuwe producten te kunnen voorstellen en u de laatste nieuwtjes en promoties op goederen en diensten te kunnen doorsturen afkomstig van onze partners, verzamelt Auto5 uw identificatie- en contactgegevens en informatie over uw voorkeuren in verband met de gebruikte media zodat u de boodschappen van onze partners kunt ontvangen.

De verwerking van uw persoonlijke gegevens die het onze partners mogelijk maakt u de laatste nieuwtjes en promoties, elektronische (sms, mail) en telefonische promoties en reclameaanbiedingen toe te zenden en/of brochures met de post op te sturen, gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang van Auto5, indien u hebt aangegeven dat u deze aanbiedingen en promoacties wenst te ontvangen.

Financieringsdiensten

De gegevens die u geeft bij een financieringsaanvraag worden meteen verwerkt door de derde partij die instaat voor deze dienst. Auto5 bewaart geen kopieën en archiveert geen informatie, met uitzondering van de gegevens van de overeenstemmende factuur.

Statistisch onderzoek

De gegevens die verzameld worden door Auto5, zoals uw identiteit, de gegevens met betrekking tot onze handelsrelatie en met name uw gebruik van onze producten en diensten, uw gebruik van onze websites en/of onze mobiele applicaties, informatie over uw levensgewoontes, en de technische gegevens van uw voertuig, worden gebruikt om consumptiestatistieken aan te leggen die belangrijk zijn voor onze firma en/of om u gepersonaliseerde aanbiedingen voor te stellen en/of het product-en dienstenaanbod te verbeteren.

Deze gegevens worden verwerkt op basis van het gerechtvaardigd belang van Auto5 om zijn product- en dienstenaanbod te verbeteren.

Beveiliging

De gegevens die verzameld worden door Auto5 in de centers die uitgerust zijn met videobewaking hebben als doel de veiligheid van de goederen en de personen te verzekeren.

Deze gegevens worden verwerkt op basis van het gerechtvaardigd belang van Auto5 om de veiligheid van de goederen en personen te verzekeren.

Respect voor wettelijke en reglementaire verplichtingen

Al de entiteiten die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonlijke gegevens zijn onderworpen aan de wetgeving van de landen waarin zij werkzaam zijn en zij zijn gehouden deze wetten te respecteren. De gegevens van uw transacties, van uw betalingen, van uw bestellinghistoriek en de informatie over de bestelling (aard van de prestatie, identiteit en gegevens van de klant, betaalmethode, historiek, risicoscore van de betaalmethode) kunnen gebruikt worden door Auto5 voor de strijd tegen fraude met betaalmiddelen.

Deze wettelijke verplichtingen omvatten het overdragen, in bepaalde omstandigheden, van persoonlijke gegevens aan gerechtelijke, reglementaire en toezichthoudende organen.

Deze gegevens worden verwerkt op basis van het bestaan bij Auto5 van een wettelijke verplichting om met deze organen samen te werken.

Wie zijn de bestemmelingen van uw persoonlijke gegevens ?

Auto5 kan uw persoonlijke gegevens delen met MOBIVIA (Groep waartoe Auto5 behoort) alsook met de geautoriseerde partners van Auto5, of het nu gaat om interne of externe partners van de groep MOBIVIA.

In bepaalde omstandigheden kan een beroep worden gedaan op onderaannemers (ieder bedrijf dat persoonlijke gegevens behandelt en instructies opvolgt van Auto5) voor de verwerking van alle of een gedeelte van de persoonlijke gegevens binnen de limieten van wat nodig is om hun diensten uit te voeren (bijvoorbeeld: hosten van een website, leveren van diensten die verbonden zijn met de exploitatie van de website, of met het verzenden van commerciële aanbiedingen).

Deze laatsten zijn contractueel verplicht de vertrouwelijkheid en de veiligheid te respecteren van de persoonlijke gegevens die zij kunnen verkrijgen en deze gegevens enkel te gebruiken om de door Auto5 gevraagde prestaties uit te voeren.

Indien uw persoonlijke gegevens worden overgedragen naar onderaannemers die zich bevinden in een land buiten de Europese Unie, wordt er, indien nodig, een contract ondertekend door de onderaannemer met betrekking tot de overdracht van Persoonlijke gegevens zodat een gelijkaardig beschermingsniveau kan worden aangehouden als dat van Auto5 en van de Europese wetgeving.

Behalve in de hierboven vermelde gevallen verbindt Auto5 zich ertoe om uw persoonlijke gegevens niet te verkopen, te verhuren of weg te geven aan derden zonder uw toestemming.

Bewaartermijn van uw persoonlijke gegevens

Auto5 bewaart uw persoonlijke gegevens in een beveiligde omgeving voor zolang noodzakelijk om het doel uit te voeren waarvoor zij verzameld werden, of voor zolang dit minimaal voorzien wordt in de van toepassing zijnde wetgeving, met name in burgerlijke en commerciële materie.

Laten we het volgende voorbeeld nemen :

Voor de doelen met betrekking tot dienstverlening en het bestaan van een contractuele relatie: uw persoonlijke gegevens worden bewaard zolang het contract loopt, en voor een periode van 5 jaar die volgt op de laatste interventie, tenzij er een andere wettelijke bepaling bestaat die dwingender is.

Voor de doelen met betrekking tot het versturen van commerciële berichten en prospectie: uw persoonlijke gegevens worden gedurende 3 jaar bewaard te rekenen vanaf het laatste contactmoment indien u geen klant bent bij Auto5 maar u slechts contact hebt opgenomen met Auto5, behalve wanneer u uw recht van bezwaar doet gelden.

Profilering

De gegevens verzameld door Auto5

In het kader van de bestellingen die via onze webshop worden gedaan en de strijd tegen betaalmiddelenfraude, kan uw bestelling worden gecontroleerd. Indien nodig kan een alternatieve betalingsoplossing worden aangeboden.

Uw rechten uitoefenen

U kunt de volgende rechten uitoefenen ten overstaan van Auto5: recht van toegang, recht van rectificatie, recht van uitwissing en recht van gegevensoverdraagbaarheid, een recht om de behandeling te beperken en het recht om bezwaar te maken tegen behandeling om legitieme redenen, evenals een recht om het lot van uw postmortale gegevens te bepalen. Neem hiervoor contact op met de dienst Digitale Marketing van de firma Auto5, Paepsemlaan 20, 1070 Anderlecht. Of stuur een bericht naar privacy@auto5.be

Wanneer u uw rechten wilt uitoefenen, zou het kunnen dat wij u om een identiteitsbewijs vragen. Desgevallend kunnen wij u ook informatie vragen die nodig is voor de verwerking van uw aanvraag.

U kunt ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit op de volgende website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Sociale netwerken

Wanneer u surf naar onze webshop hebt u de mogelijkheid om in te loggen op uw Auto5 Account met behulp van uw account op sociale netwerken zoals Facebook, Google+ of LinkedIn.

Wanneer u klikt op deze buttons, kan Auto5 toegang krijgen tot de persoonlijke informatie op uw profielen op Facebook, Google+ of LinkedIn, al naargelang het netwerk dat u hebt gekozen om in te loggen, en dit uitsluitend op basis van de informatie die u toestaat te delen met Auto5.

Auto5 is niet verantwoordelijk voor het gebruik van uw gegevens door Facebook, Google of LinkedIn wanneer u klikt op deze iconen.

Wanneer u surft op de webshop hebt u ook de mogelijkheid om te klikken op de iconen van de sociale netwerken Twitter en Facebook. Zo kunt u uw klantenopinie geven.

Dankzij sociale netwerken kan de gebruiksvriendelijkheid van de webshop verbeterd worden en kunt u de webshop promoten door te klikken op share-buttons.

Wanneer u klikt op deze buttons heeft Auto5 geen toegang tot de persoonlijke informatie die op uw Twitter- en/of Facebookprofiel staat. Auto5 is echter niet verantwoordelijk voor elk gebruik van uw gegevens door Twitter en/of Facebook omdat u geklikt hebt op de share-button.